(趣旨)

第1条　この規程は、組合における文書の収受、処理、施行、保存等に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　職員は、すべての文書を適正かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(課長の責務)

第4条　課の長(以下「課長」という。)は、常に課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように所属職員を指揮監督しなければならない。

(文書事務取扱主任及び文書事務取扱補助員)

第5条　文書事務の適正な管理及び運営を図るため、課に文書事務取扱主任及び文書事務取扱補助員を置く。

(総務課長の責務)

第6条　総務課長は、文書事務を総括する。

(文書事務の責任区分)

第7条　文書事務は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める課がその責めに任ずる。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第8条　文書は、法令及び広島中央環境衛生組合情報公開条例(平成21年条例第26号)、広島中央環境衛生組合個人情報保護条例(平成21年条例第27号)その他の特別の定めに基づく場合を除き、職員以外の者に謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。ただし、管理者の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持出し)

第9条　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、主務課の長(以下「主務課長」という。)の許可を受けたときは、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第10条　次の各号に掲げる文書には、その区分に応じ、当該各号に定める記号及び番号を付けるものとする。

(文書の収受及び配付)

第11条　到着した文書は、総務課において収受し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により処理し、配付するものとする。ただし、ファクシミリ装置(以下「ファクシミリ」という。)、電子通信システム(以下「電子メール」という。)により受信された文書の収受及び配付については、この限りでない。

(主務課における文書の収受及び配付)

第12条　文書事務取扱主任は、前条の規定により文書の配付を受け、又は直接収受したときは、親展文書その他開封が不適当と認められる文書を除き開封されていないものは直ちに開封し、これを担当者に配付しなければならない。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び配付)

第13条　休庁日及び執務時間外に到着した文書(ファクシミリ、電子メールにより受信された文書を除く。)の収受及び配付については、広島中央環境衛生組合の休日を定める条例(平成21年条例第5号)第1条第1項に規定する休日の翌日に行う。

(収受すべきでない文書)

第14条　総務課は、組合に到着した文書で収受すべきでないものについては、返送その他必要な処置を講じなければならない。

(郵便料金の不足又は未納の文書)

第15条　郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

(所管に属さない文書)

第16条　文書事務取扱主任は、第11条の規定により配付を受けた文書のうち課の所管に属さないものがあるときは、直接他の課に転送することなく、その旨を記載した付せんを当該文書に付けて総務課に返付しなければならない。

(電話等による聴取)

第17条　課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聴取書(別記様式第7号)に記載し、取り扱わなければならない。

(文書の供覧)

第18条　収受した文書のうち閲覧だけにとどめるものは、当該文書の余白に「供覧」と記載し、参考事項を付記して上司の閲覧に供するものとする。この場合において、他の課に関係のある供覧の文書は、当該文書の写しを当該関係職位に送付し、又は当該文書の主旨を口頭で当該関係職位に通知しなければならない。

(起案文書の作成)

第19条　起案文書は、起案用紙(別記様式第8号)及び第1号用紙(別記様式第9号)を用いて作成しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号の定めるところにより処理することができる。

(起案文書の訂正)

第20条　起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押さなければならない。

(起案文書の回付)

第21条　事案決定のための起案文書の回付は、決裁手続図(別表第2)に掲げる順序によるものとする。ただし、特に緊急又は秘密を要する起案文書その他重要な起案文書は、当該起案文書の上部余白にその旨を朱書で表示し、起案者又はその上席の職員が自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

(合議)

第22条　起案文書の事案が他の部課が所管する事務に関係のあるものについては、主務課長は、当該起案文書を決裁手続図に掲げる順序により当該関係職位に合議しなければならない。

(文書の審査)

第23条　次に掲げる事案に係る起案文書は、事務局長(課長専決の場合にあっては、主務課長)の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは更に当該関係課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。

(秘密文書の表示)

第24条　秘密文書には、朱書で「極秘」、「秘」又は「部外秘」と表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第25条　決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載するものとする。

(処理中文書の処理促進)

第26条　文書事務取扱主任は、文書整理簿に基づいて処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。

(浄書)

第27条　決裁文書の浄書は、主務課において正確かつ明瞭に行わなければならない。ただし、次に掲げるものは、総務課において行うものとする。

(照合)

第28条　決裁文書で浄書したもの(次条において「浄書文書」という。)は、当該決裁文書と照合し、当該決裁文書の所定欄に照合した者の認め印を押さなければならない。この場合において、当該照合は、浄書をした者以外の者が行わなければならない。

(文書の施行)

第29条　浄書文書は、特に指示のある場合を除き、速やかに施行しなければならない。

(公印の押印等)

第30条　文書を施行する際において、次に掲げるものは、広島中央環境衛生組合公印規程(平成21年訓令第10号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。

(公印の使用)

第31条　公印を押すときは、広島中央環境衛生組合公印規程第5条の規定によるものとする。この場合において、当該決裁文書に文書記号等を記載するものにあっては、文書事務取扱主任は、文書整理簿に必要事項を記載し、処理経過を明らかにしなければならない。

(文書の発送)

第32条　文書の発送は、休庁日及び執務時間外を除き毎日、総務課において取りまとめて行うものとする。ただし、使送、電報、ファクシミリ、電子メール若しくは電子申請システムで発送するもの又は総務課長が総務課で発送することを不適当と認めるものにあっては、この限りでない。

(主務課における文書の発送手続)

第33条　文書事務取扱主任は、決裁済の文書で郵便の方法による発送を要するものについては、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしなければならない。

(総務課における文書の発送手続)

第34条　総務課は、前条第4号の規定により郵便物及び書類の送付を受けた場合(持込み等の場合を除く。)は、郵便物を郵便局等に差し出さなければならない。

(電報による施行)

第35条　主務課長は、施行する文書のうちその必要があるものに限り、電報で施行することができる。

(ファクシミリ又は電子メールによる施行)

第36条　施行する文書は、次に掲げるものを除くほか、ファクシミリ又は電子メールで施行することができる。

(電話による施行)

第37条　決裁文書を書面により施行することが適当でないと認められる場合は、電話で施行することができる。この場合においては、施行後、主務課において当該決裁文書に施行年月日その他必要な事項を記載しなければならない。

第38条　削除

(文書の整理及び保存の原則)

第39条　文書は、フォルダーを使用するファイリングの方式により整理し、又は保管するものとする。ただし、文書の性質又は形状、事務室の状況等により、これにより難い場合は、それぞれに適したものを用いることができる。

(文書の分類)

第40条　文書事務取扱主任は、毎年度当初に、事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的なファイル基準表を作成しなければならない。

(文書の保存年限等)

第41条　文書の保存年限は、法令その他に別段の定めがある場合を除き、次に掲げる区分による。

(文書の保管)

第42条　前年度及び当該年度に事案の処理が完結した文書は、主務課において整理し、所定の場所に保管しなければならない。

(電磁的記録による保存等)

第43条　文書は、書面による保存に代えて、当該書面に係る電磁的記録及びマイクロフィルムその他適切な方法により保存することができる。

(文書の引継ぎ)

第44条　第42条の規定により主務課において保管するもの以外の完結文書(電子文書を除く。)は、課で利用する度合いが特に多い文書を除き、文書保存箱(別記様式第13号)に整理し、文書引継書(別記様式第14号)を付けて毎年総務課の指定する日までに同課に引き継がなければならない。

(書庫)

第45条　前条に規定する文書を保管するため書庫を設置し、総務課長及び広島中央環境衛生組合庁舎管理規則(平成21年規則第6号)第2条に規定する庁舎管理者が管理する。

(保存文書の貸出し等)

第46条　書庫で保存している文書(以下「保存文書」という。)の貸出しを受けようとする者は、保存文書貸出簿(別記様式第15号)に必要な事項を記入し、総務課長の承認を得なければならない。

第47条　前条第1項の規定により、保存文書の貸出しを受ける者は、当該文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに、転貸し、抜き取り、追補し、抹消し、差し替え、改ざん又は訂正をしてはならない。

(保存文書の庁外持出しの制限)

第48条　保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(保存年限の延長)

第49条　主務課長は、保存年限が満了した文書について、職務の遂行上引き続き保存の必要があると認めるときは、総務課長の承認を得て、一定の期間を定めて当該保存年限を延長することができる。当該延長に係る保存年限が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

(文書の廃棄の手続)

第50条　総務課長は、第44条の規定により引き継いだ文書で保存年限が満了したものについて、毎年1回主務課長に合議し、当該文書の廃棄の手続を行うものとする。

(文書の廃棄の方法)

第51条　総務課長及び主務課長は、文書を廃棄するときは、裁断、焼却、溶解その他将来にわたって復元できない方法により適切に廃棄しなければならない。

(文書の施行手続の例外)

第52条　第32条から第34条までの規定にかかわらず、当該課長と総務課長が協議して特別の定めをすることができる。

(委任)

第53条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、総務課長が別に定める。