2　公印は、押印等の必要がある場合を除き、常に堅ろうな容器に納め、厳重に保管しなければならない。

3　保管者が、事故又は不在の場合は、保管者があらかじめ指定した職員がその事務を代行する。

2　総務課長は、公印の保管及び使用その他公印の管理に関し必要な事項を適宜調査することができる。

3　総務課長は、前項の調査において必要があるときは、保管者をして事務を報告させ、書類又は帳簿を提出させることができる。

2　保管者は、公印の押印を必要とする文書と当該原議書とを照合し、公印を押印することが適正であると認めたときは、当該原議書の所定の欄に認印を押印した上で、公印を使用させるものとする。

3　文書管理システム(広島中央環境衛生組合文書事務取扱規程(平成21年広島中央環境衛生組合訓令第7号)第2条第9号に規定する文書管理システムをいう。)により決裁を受けた場合における前2項の規定の適用については、第1項中「文書に決裁済の起案文書(以下「原議書」という。)を添え、」とあるのは「文書(当該文書の案を書面で作成した場合にあっては、当該文書及び当該書面)を」と、前項中「当該原議書と」とあるのは「当該決裁を受けた事項に係る電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作成された記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下この項において同じ。)に記録されている事項を表示した映像面又は前項の書面と」と、「当該原議書の所定の欄に認印を押印した上で」とあるのは「その旨の情報を当該電磁的記録に記録して」とする。

4　公印は、文書を施行する際に押印するものとする。

2　前項ただし書の承認を得ようとするときは、公印持出し承認申請書(別記様式第2号)を当該公印の保管者に提出しなければならない。

2　主務課長は、公印を事前に押印した文書を厳重に保管し、公印事前押印(刷込み)文書受払簿(別記様式第4号)により、その受払いの状況を明らかにしておかなければならない。

2　前条の規定は、前項ただし書の承認を得ようとする場合並びに公印の刷り込みをした文書の保管及び受払いをする場合に準用する。

2　主務課長は、前項の規定により電子公印を使用しようとするときは、電子公印使用承認申請書(別記様式第5号)を総務課長に提出し、その承認を得なければならない。

3　第1項に規定する電子公印により事務の処理をする場合には、総務課長は、電子公印を改ざんその他不正使用のないよう電子計算組織を適正に管理しなければならない。

2　改刻又は廃止のため不用となった公印は、速やかに総務課長に引き渡さなければならない。

2　総務課長は、前項の保存期間を経過した公印を焼却又は裁断の方法により廃棄するものとする。

2　管理者は、前項の報告により、事故の事実を確認したときは、直ちに、当該公印の失効を告示するものとする。

この訓令は、平成21年10月1日から施行する。

この訓令は、令和7年1月1日から施行する。

1　この訓令は、令和7年12月15日から施行する。

2　この訓令による改正前の広島中央環境衛生組合公印規程第8条第1項の規定により管理者印を刷り込むことについて承認を得ている文書については、当分の間、なおこれを使用することができる。